Elektronik sisteme geçişe hızlı bir şekilde adapte olunan bugünlerde, e-arşiv faturada sıkça yapılan hatalar ve düzeltme yolları ile ilgili bilgi sahibi olmak önemli bir koşul haline gelmiştir. Nitekim e-arşiv fatura sisteminin sağladığı avantajlar ve belli durumlarda işletmeler için koyulan kurallar, kullanım zorunluluğunda etken noktalar olmuştur. E-Fatura mükellefi olan ve olmayan işletme sahipleri bu kapsamda tüm detaylara hakim olmalıdır.
Genel bir örnek vermek gerekirse; e-fatura mükellefi olmayan göndericilerin gerekli durumlarda e-arşiv işlemleri gerçekleştirmesi zorunluluktur. E-Faturanın yerine e-arşiv kullanılmaz ve yanlış çeşit kesim işlemleri gerçekleştirildiğinde cezai yaptırımlar uygulanır. Bu yüzden e-arşiv fatura iptali amacıyla yeniden başvuru yapılmalıdır.
2019 yılında, e-fatura kesimi zorunlu olmayan veya kesilmeyen işlemlerde kullanılan e-arşiv faturası zorunluluk haline getirilmiştir. VUK (Vergi Usul Kanunu) günlük brüt cirosu 5 bin TL’ye ulaşan bütün e-satış taraflarını e-arşivden mükellef tutmuştur. Alıcı taraf e-fatura sorumluluğu bulundurmadığı takdirde, gönderici taraf yapılan işlemlerin tamamı için GİB e-arşiv fatura detaylarını belgelemekten sorumlu tutulur. Bunun yanında e-arşiv faturalardan bir haftalık süre içerisinde cayma hakkı bulunur.
E-Arşiv fatura sisteminde sıklıkla hata yapılabilmektedir. Bu nedenle e-arşiv faturada sıkça yapılan hatalar ve düzeltme yolları tespit edilmeli ve hataların tekrarlanması engellenmelidir. Bu amaç doğrultusunda bazı konularda bilgi edinilmesi gerekir. Bahsedilen konular;
- E-Arşiv fatura düzenleme mecburiyeti,
- E-Arşiv fatura ile e-fatura arasında bulunan farklılıklar,
- Fatura düzenleme süresi,
- Faturanın iptal edilme süreci olarak sıralanabilir.
Sıralanan konularda yeterli düzeyde bilgi edinildiği taktirde, e-arşiv faturada sıkça yapılan hatalar ve düzeltme yolları hakkında gerekli bilgiler edinilecek ve e-arşiv hataları yapma ihtimali minimalize edilecektir.
E-Arşiv Fatura Düzenleme Mecburiyeti Nedir?
E-Arşiv fatura düzenleme mecburiyeti ile ilgili Vergi Usul Kanunu (VUK)’un 227 no’lu maddesinde detaylı bir tebliğ bulunuyor. Bahsedilen tebliğde şu cümle kullanılıyor: “Aksi söylenmedikçe, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla ilişkili olan tüm kayıtların belgelenmesi mecburidir.”
Vergi mükellefi olanlar, KDV sorumluluğu bulunanlar; mal teslimi, gelir ve hizmet ödemelerinde VUK’ta sıralanan fatura gibi belgeleri düzenleyenler veya hizmet satın alanların da bu belgeler ile ilgili harcamalarını tevsik etmeleri zorunluluğu bulunuyor. VUK’ta sayılmayan belgeler, sağlama alınmış belge özelliğine sahip şekilde kabul edilmiyor.
Vergi sorumlusu olmayan işletmelerdeki toplam fatura değeri yayınlanan tebliğ verilerine göre 5000 TL’ye düşürülmüştü. Bu toplam fatura tutarının vergi sorumlusu olanlar için belirlenmiş olan fatura kesme sınırı ile eşit hale getirilmesi isteniyor. Yıldan yıla değişim gösterecek olan bu fatura kesme sınırı, 2022 yılında 2000 TL olarak belirlenmişti.
E-Arşiv E-Fatura Farkları Nelerdir?
E-Arşiv ile e-fatura uygulamaları arasında belli başlı farklılıklar bulunuyor. Bilinmedikleri taktirde e-arşiv fatura hataları yapılabiliyor. Bu farklılar şu şekilde sıralanabilir:
- E- Arşivde, e-faturada bulunmayan zaman damgası bulunur.
- E-Faturada, e-arşivde kesilen kağıt fatura kesilmez.
- E-Arşiv ile e-fatura zorunluluk kriterleri birbirinden farklıdır.
- E-Faturada, e arşivde olduğu gibi ayrıyeten bir rapor hazırlanmaz.
Tüm bu farklılıkların yanında iki fatura sistemi arasında benzerlikler de görülebilir.
E-Arşiv Fatura Düzenleme Süresi Ne Kadar?
Vergi Usul Kanunu’nda belirlendiği şekliyle, e-arşiv fatura düzenleme süresi hizmetin başladığı ya da malın teslim edildiği tarihten itibaren ilerleyen 7 gündür. Cumartesi günü içerisinde bulunmak üzere, 7 iş günü boyunca düzenlemesi yapılmamış olan faturalar hiç düzenlenmemiş olarak kabul edilmeye başlanır.
7 iş günü içerisinde e-arşiv fatura oluşturmadığınız taktirde, size %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası yaptırımı uygulanır. Bu yaptırımın uygulanmaması için, sorumlu kişilerin faturalarını belirtilen zaman dilimi içerisinde düzenlemesi büyük önem taşır.
E-Arşiv Faturanın İptali
E-Arşiv faturanızın düzenlemesini yaparken bir şeyi yanlış yaptıysanız, unuttuysanız veya atladıysanız; endişelenmenize gerek yok. Faturanızı kolay ve hızlı şekilde iptal etmeniz mümkün.
E-Arşiv faturanın üzerinde yazan alıcının adı-soyadı/unvanı ve vergi kimlik numarası bilgilerinde yanlışlık olması veya ürünün alıcıya gönderimi yapılmış olmasına karşın alıcıya ulaşamadan dönmesi durumlarında e-arşiv faturanın iptalinin sağlanması için bazı koşullar bulunmaktadır. Bu koşullar;
- Durumun belgelenmesi için gerekli olan dokümanları bulundurmak. (kargo, iade bilgileri gibi tevsik edici belgeler)
- İletilmiş olan faturanın aynı hesap dönemi içerisinde olması şeklinde sıralanabilir.
Bu zorunluluklar karşılandığı taktirde e-arşiv faturanın iptal edilmesi mümkün hale gelir. Paraşüt uygulaması aracılığıyla e-arşiv faturası, faturanın resmi hale geldiği tarihten itibaren 7 iş günü içerisinde iptal edilebilir.
E-Arşiv faturasının, iptal edildiği tarihten sonraki günün akşam mesai saatine kadar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanması gerekir. Tüm bu şartlar sağlandığı ve süreç gerçekleştirildiği taktirde e-arşiv faturanın iptalinde herhangi bir sorun ile karşılaşılmayacaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Arşiv Fatura Nasıl İade Edilir?
Paraşüt sistemi aracılığı ile iade faturası kesilerek ve iade faturası alıcıya ulaştırılarak e-arşiv faturası iade edilebilir.
E-Arşiv Fatura Kesim İşlemi Nasıl Yapılır?
Fatura kesim işlemi GİB E-arşiv, entegrasyon ve entegratörler aracılığı ile gerçekleştirilebilir.
E-Arşiv Fatura İptal Etme Süresi Ne Kadardır?
E-Arşiv fatura iptal etme süresi 7 iş günüdür. 7 iş günü içerisinde iptal işlemi gerçekleştirilmediği taktirde iade işlemini başvurulabilir.
