Her şeyden önce “Özel entegratör nedir?” sorusuna yanıt olarak, “Kişi veya kurumların beraber çalışma yürüttüğü birim” cevabı verilir. E-arşiv, e-fatura, e-irsaliye gibi çeşitli işlemleri yürüten özel entegratörler, ilgililere hem pratik hem de güvenli yöntemler sunar. Bu sayede işlemler amacına uygun şekilde gerçekleşmenin yanı sıra, ekonomik de olur. Şimdi, özel entegratör hakkında diğer detaylar için rehberimize göz atabilirsiniz!
Özel Entegratör Nedir?
Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan aldığı yetki ile mükelleflerin e-belgelerini yönetme konusunda faaliyet gösteren yetkili birimlerdir. Bu kapsamda “Özel entegratör nedir?” sorusuna daha detaylı yanıt vermek gerekirse; e-arşiv, e-defter, e-fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu ve e-müstahsil makbuzu gibi belgeleri özel entegratörler düzenleyebileceği gibi alabilir, oluşturabilir ve saklayabilirler.
Özel Entegratör Nasıl Olunur?
Özel entegratör olmak üzere GİB tarafından zaruri tutulan testlere girilmesi ve başarılı olunması gerekir. Bununla beraber Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi, İş Sürekliliği ve Bilgi Güvenliği gibi çeşitli sertifikaların alınması şart koşulur. Ayrıca, bünyesinde çalıştırdığı personelleri açısından birtakım yükümlülüklere sahip olması da gerekir.
Özel entegratörün her şeyden önce en az bir çalışanının ITIL sertifikasına sahip olması önem arz eder. Bununla beraber, TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür sertifikasını imzalamaya dair uyum değerlendirme raporu da alması gerekir. Söz konusu belgelere ve yetkinliklere sahip olunmadığı sürece, özel entegratör olmak mümkün değildir.
Özel Entegratörlerin Görevleri Nelerdir?
Özel entegratör, çalışma yürüttükleri mükellefler için çeşitli görevler üstlenir. Bu görevler arasında aşağıdakiler yer alır:
- Özel entegratörler tarafından mükelleflere sunulan sistem, her gün ve her saatte erişilebilir şekilde olur.
- Bilgi işlem sistemi, veri tabanı ve sunucu gibi birtakım giderleri özel entegratörler karşılar.
- GİB tarafından sunulan teknik rehberleri göz önünde bulundurarak kayıtlar yapar, takibini yapar ve ilgili birimlere gönderir.
- E-Arşiv ve e-fatura uygulamasındaki elektronik kayıtları yaparken, mükellefin mali mühürlerine ihtiyaç duymadan kendi mali mührü ile imza atabilir.
- Özel entegratörlerin bir görevi de ERP uygulaması ile otomatik veri alışverişi gerçekleştirebilmeleridir.
- Mükelleflerin kayıtlarını kapsamlı bir şekilde göremezler. Bununla beraber mükellefler için GİB’e herhangi bir başvuru yapamazlar. Yine, GİB tarafından şart koşulan sınırların dışına çıkamazlar.
- Depolama hizmeti verildiği takdirde kayıtları taahhüt edilen süre boyunca saklayabilirler. Kriz veya doğal afet durumunda mükellefler bir veri kaybı ile karşı karşıya kalmazlar.
- Mevzuat ve teknik rehber güncellemelerini çalıştıkları mükelleflerin adına takip ederler. Güncellemeleri kendi yazılımlarına uygulayarak mükelleflerini bilgilendirirler.
Alanında uzman ve tecrübeli bir özel entegratör yukarıdaki maddeleri yapmakla yükümlü olur.
Özel Entegratör Nasıl Seçilir?
“Özel entegratör nasıl seçilir?” sıklıkla yanıt aranan sorular arasında yer alır. GİB’in web sitesindeki özel entegratörler listesinde bulunan kurumlardan bir tanesine özel entegratör seçimi yapıldığında; seçim sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır:
- Veri güvenliğini mutlaka sağlamalı,
- Global ve yerel regülasyonları yakından takip etmeli,
- Yalnızca özel entegratörlük koşullarına odaklanmalı,
- Sistemi 7 gün 24 saat boyunca çalışabilmeli, bunu da mutlaka kanıtlamalı,
- Sistem entegrasyon kalitesi üst safhalarda olmalı,
- Şirketin belge yoğunluğu ile hızını üstlenebilecek sistemi içermeli,
- Gerek satış ve proje aşamasında gerekse de satış sonrası destek aşamasında ekibiyle beraber tüm sürece hakim olmalıdır.
Bahsi geçen yetkinliklere sahip olan özel entegratörler ile arzulanan iş sağlıklı bir biçimde yürütülebilir.
Özel Entegratörler ile Çalışmanın Avantajları Nelerdir?
Özel entegratörler elektronik ortamdaki belgelerin yönetimi noktasında pratik, hızlı ve ekonomik gibi özellikleri beraberinde getirir. Başta e-belge geçişinde sunduğu kolaylıkların yanında, geçiş sonrasında da birçok kolaylık sağlar. Bunun başında, alanında profesyonel iş yürüten ekiplerin, sürekli değişen, yenilenen regülasyonlara duyarlı olmaları ve gereken işlemleri zamanında yapabilmeleri gelir.
GİB, özel entegratörlerle beraber iş yürüten kişi veya kurumlara birbirinden farklı avantajlar sunar. Mesela, e-irsaliye sisteminde, bir taşımanın gerçekleşebilmesi için ilk başta, e-irsaliyenin GİB’in sistemine hem ulaşması hem de onay alması gerekir. Fakat arada bir entegratör firma yoksa, GİB belgelerin entegratöre ulaşması ve onaylanmasını şart koşar. Bu durum ise, GİB’in sistem yoğunluğundan dolayı oluşabilecek gecikmeleri önleyerek zaman kazandırır. Böylece gün içerisinde çeşitli sevkiyatları gerçekleştiren şirketlerin memnuniyetini sağlar.
“Özel entegratörlerle çalışmanın avantajları nelerdir?” sorusunun bir yanıtı da az önce bahsedildiği üzere maliyet hususu olur. GİB portal üstünden irsaliye, makbuz ve fatura gibi belgeler ücretsiz şekilde çıkartılır. Yalnızca bu belgelere ihtiyaç duyuluyorsa eğer, elverişli kullanım olabilir. Gelir İdaresi, sadece e-arşiv, e-fatura, e-mm ve e-smm belgeleri için elektronik kayıt oluşturmaya ideal platformdur. Ancak defter, gider pusulası gibi diğer belgeleri kullanmak durumunda kalanlar bu platformlarda güçlük çekebilir. Özel entegratörler ile çalışıldığında ise, e-belge oluşturma süreci daha kolay bir şekilde ilerler. Bununla beraber üyelik ve kontör gibi ücretler fiyata dahil olur.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Fatura için Özel Entegratör Zorunlu mu?
Özel entegratör tercihi, e-fatura için zaruri bir ihtiyaç değildir.
Özel Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?
Değişiklik yapmak iki aşamada gerçekleşir. İlki, yeni bir firma ile anlaşarak eski şirketle sözleşmeyi fesih etmektir. Entegratörü değiştirmek üzere ise, yeni özel entegratör ile irtibata geçilmesi gerekir.
Özel Entegratör Nasıl Olmalı?
Özel entegratör mutlaka Gelir İdaresi Başkanlığı ile anlaşmalı olmalıdır. Bununla beraber yürüteceği her işlem için yetkisinin olması gerekir. E-Belge, e-fatura gibi işlemleri pratik bir ara yüz ile sunmalıdır.
