E-Arşiv ve e-fatura sistemlerine yeni geçenlerin dikkat etmesi gerekenler, bu sisteme dair önemli detaylardan biridir. Sistemi doğru öğrenmek ve verimli kullanabilmek için gerekli detaylar bilinmelidir. Fatura işlemlerine dair yapılması gerekenlere geçmeden önce e-fatura sisteminden söz edelim.
E-Fatura; fatura süreçlerine yakın dönemde girmiş olan bir sistemdir. Bu sistem sayesinde fatura işlemleri çok daha kolay ve pratik hale gelmektedir. E-Fatura belge türü olarak yeni değildir. Belgeler, tıpkı kâğıt faturalarda olduğu gibi hukuki anlamda gerekli nitelikleri taşımaktadır.
Bu sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı yönetmektedir. Sistemin esas amacı standartlara uyum sağlanarak tek bir format altında işlemlerin yapılmasıdır. Alıcılar ve satıcılar arasında güven içerisinde yürütülmesi amaçlanan sistem ile birlikte maliyet ve zaman açısından tasarruf edilmesi hedeflenmektedir.
Ciro sınırı, e-fatura sistemlerinde dikkat edilmesi gereken önemli konuların başında gelmektedir. Geçmiş dönemlerde arşiv fatura zorunluluğu için 5 milyon TL sınırında olmak gerekiyordu. Gelir İdaresi Başkanlığı bu durumu değiştirdi. Artık cirosu 4 milyon TL üzerinde olan firmaların e-arşiv ve e-fatura kullanmaları kararlaştırıldı.
Zorunlu e-fatura kesim limitlerinde de değişikliğe gidilerek, vergi mükellefi olmayan kişilere gün içerisinde toplam 5 bin TL sınır getirildi. Vergi mükellefi olanlarda ise bu sınır 2 bin TL olarak netleştirildi. Vergi mükellefleri ve e-fatura sistemiyle ilgili gerekli bilgileri içeriğimiz üzerinden rahatça öğrenebilirsiniz.
E-Arşiv ve E-Fatura Farklar Nelerdir?
E-Fatura; kullanıcısı olan iki kişinin karşılıklı olarak birbirlerine kestiği fatura türüdür. E-Fatura kullanıcısı son kullanıcıya veya matbu fatura gereken kişiye elektronik ortamda fatura kesip yolluyorsa, bu durumda e-arşiv fatura ortaya çıkmaktadır.
Arşiv sistemini kullanabilmek için e-fatura kulanım zorunluluğu yakın dönemde kaldırıldı. Artık geliştirilen entegratörler sayesinde arşiv sistemine katılım kolaylaştı. Bununla birlikte e-fatura ve e-arşiv arasında belirli farklar bulunur. Bu farklar şunlardır:
- E-Arşiv belgeleri zaman damgası ve mali mühür kullanılarak onaylanır. E-Fatura belgeleri ise mali mühür kullanılarak imzalanırken, zaman damgası kullanılmaz.
- E-Arşiv belgeleri kâğıt çıktı olarak alınır ve ayrıca e-posta yoluyla alıcısına gönderilir. E-Fatura belgeleri ise Gelir İdaresi sistemi üzerinden online olarak iletilir.
- E-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bir sonraki günün gece yarısına kadar rapor yoluyla bilgi verilir. E-fatura için herhangi bir raporlama işlemi yapılmaz.
- E-Arşiv faturalar, e-fatura sistemine dahil olmayanlar için düzenlenir. E-Fatura sistemin kapsamı içindeki kullanıcılar için hazırlanır.
Hem arşiv hem de fatura sistemlerinde ticari işlemlerin ardından fatura kesmek için belirlenen süre 7 gündür. Belirlenen süre içinde yasal olarak sıkıntı yaşamamak e-arşiv ve e-fatura sistemlerine yeni geçenlerin dikkat etmesi gerekenler kısmının başında gelmektedir.
E-Arşiv ve E-Fatura Sistemlerine Yeni Geçenlerin Dikkat Etmesi Gerekenler Nelerdir?
Dijital sistemler yoluyla fatura yükümlülüklerini yerine getirirken ilk olarak, belge ibraz edilmesi gerektiğinde faturaların kâğıda basılma zorunluluğu olmadığının bilinmesi gerekmektedir. Elektronik ve optik ortamlarda faturalarınızı muhafaza edebilirsiniz. Sizden fatura ibrazı istenirse bu dijital ve optik kanallardan denetime katılım sağlayabilirsiniz. Belgelerinizi muhafaza ederken, mali mühür gerekliliğini unutmayınız.
Fatura kaynaklarının geçerli sayılabilmesi ve inkar edilemezliği için mali mühür olması zorunludur. Mali mühür, firma kaşesinin elektronik ortama uyarlanmış hali ve aynı zamanda kurumsal e-imza olarak düşünülebilir.
Mali mühür alabilmek için TÜBİTAK çatısı altında yer alan kamu sertifikasyon merkezinin internet sitesinde form doldurmak gerekmektedir. Ardından ödeme işlemi gerçekleştirilmektedir. Başvuru ve ücret ödemesi tamamlandıktan sonra yaklaşık bir hafta sonra mali mühür tarafınıza ulaştırılmaktadır.
E-Faturalarınızı Nasıl Arşivlemelisiniz?
Yasal ibraz süreleri kapsamı dahilinde e-faturalarınızı arşivlemeniz gerekmektedir. Arşivlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmet verilmemektedir. Firmalar bu işlem için kendi sistemlerinden faydalanmalı ya da bakanlık tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlarla çalışmalıdır. Soluto, bu konuda yetkilendirilmiş olup kaliteli hizmetleri ile ön plana çıkmaktadır.
Ticari faaliyetleriniz devam ederken eğer unvan değişikliği yaparsanız, 15 gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığına posta yoluyla bildirim yapmak zorunluluğunuz bulunmaktadır. Sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte değişiklik durumunu belirten bir dilekçe yazılmalıdır. Arşiv işlemleriniz devam etmek zorunda olduğu için yeni unvan bildirimi, ibraz dönemlerinde kanıtlanabilirlik adına sorun yaşamanıza engel olacaktır.
E-Arşiv ve e-fatura sistemlerine yeni geçenlerin dikkat etmesi gerekenler noktasında, düzenlenecek belgelerin mali mühürlü olarak yasalara uygun olarak kullanımına özen gösterilmelidir. Unvanınız, adresiniz, vergi numaranız, faaliyet alanlarınız ve diğer kurumsal bilgilerinizin GİB sisteminde doğru şekilde yer alıp almadığını kontrol etmelisiniz. Aynı zamanda 6 aylık olarak belirlenmiş e-fatura görebilme süresi içerisinde, kendi sisteminiz ile bakanlık sisteminin detaylarını karşılaştırabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?
E-Arşiv fatura kesmek birçok işlemde avantajlar ve kolaylıklar sağlamaktadır. Online sistemde yer alan ve dilediğinizde muhafaza edebildiğiniz e-arşiv faturaları sayesinde;
- Faturalar için gerçekleştirilen basım ve müşteriye gönderim maliyetleri azalır.
- Arşivlemek için dijital sistemler kullanıldığından, arşivleme maliyetine gerek kalmaz.
- Çok kısa sürelerde yasal faturalar oluşturularak bakanlık sistemine online aktarılabilir.
- Online olarak işlem gören belgeler sayesinde; hem bakanlık sistemine bildirim yapılmış olur hem de şirket muhasebe kayıtlarında hata oranı en aza indirgenmiş olur.
- İstenildiği anda muhasebe kayıtlarınızdan kolaylıkla rapor alabilir ve gerekli verileri takip edebilirsiniz.
- Fatura gönderim süreçlerinde kaybolma ya da hatalı gönderim gibi sorunlar ortadan kalkar.
- Dijital entegratörler sayesinde geçmiş dönem faturalarınıza kolaylıkla ulaşabilirsiniz.
- Muhasebeleştirme süreçlerinde iş gücü ve zaman tasarrufu sağlanır.
- Kâğıt faturalar sebebiyle oluşacak güvenlik açıklarının önüne geçilir.
- Kâğıt israfı olmadığı için ülke ekonomisine katkı sağlanır.
Teknolojinin hayatın her alanında sağladığı kolaylıklar, e-arşiv sistemi kullanılarak arttırılabilir. Bu konuda kaliteli entegrasyon sistemi kullanan Soluto, uzman ekibiyle birlikte kullanıcılarına yeterli hizmeti vermektedir.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Fatura Ne Anlama Gelir?
Dijital entegratörler sayesinde, faturaların düzenlenerek paylaşılmasına olanak sağlayan sistemdir.
E-Fatura Nasıl Giriş Yapılır?
Soluto.com.tr sitesi üzerinden sisteme oldukça pratik bir şekilde giriş yapılmaktadır.
E-Arşiv Ücretli mi?
Soluto’nun sahip olduğu hızlı sistem ile uygun fiyatlar aracılığıyla yapılabilmektedir.
