İrsaliye, satıcı taraflar tarafından hazırlanan ve herhangi bir malın satışının tamamlanmasının ardından satış bedelini gösteren bir tür belgedir. E-irsaliye işi bu belgenin tamamen aynısı olup yalnızca dijital ortamda düzenlenmesi ile elde edilen bir belgedir. Özellikle e-ticaret ya da normal ticaret ile uğraşan kişilerin sıklıkla duyduğu bir kavram olan irsaliye önemli bir belgedir. Çünkü bu belge, yaptığınız satışı tamamladığınızın kanıtıdır. Burada bilinmesi gereken en önemli nokta e-irsaliye belgelerinin fatura yerine kullanılamıyor olmasıdır. E-irsaliye düzenlenen her bir mal ya da hizmet için bir de fatura ya da e-fatura düzenlenmesi gerekir.
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, sıklıkla fatura ile karıştırılan bir kavramdır. İrsaliyelerin dijital ortamlarda aynı özelliklere sahip olarak dönüştürülmüş hallerine e-irsaliye adı verilir. E-irsaliye nedir sorusunun cevabını merak edenler için en kısa tabiri ile herhangi bir mal ya da hizmet satışı sonrası verilen belge olarak tanımlanabilir. E-ticaret sektörü satış odaklı ve yüksek hacimli alışverişler yapmaya müsait bir ortama sahiptir. Bu nedenle belgelendirme işlemlerinin hızlı ilerlemesi satıcı ve alıcı taraflar için önemlidir. Bu noktada e-irsaliye kullanımı en hızlı çözümlerin başında gelmektedir.
Son yıllarda özellikle e-ticaret firmaları tarafından kullanılan e-irsaliyenin çeşitli özellikleri bulunmaktadır. E-irsaliye’ özellikleri arasında yer alan maddeler ise şu şekildedir.
- E-irsaliye herhangi bir kargo süreci olmadan faturaların alıcı tarafa iletilmesini sağlar. Böylece işletmeler için gönderim kolaylığı sağlar.
- Gönderim kolaylığını yanı sıra anında ulaşılabilir olma özelliğine de sahiptir. Bir sipariş ile alakalı ihtiyaç duyulan bilgilere birkaç dakika içerisinde ulaşabilir ve belgeyi inceleyebilirsiniz.
- Doğa dostu bir e-dönüşüm uygulaması olduğu için kâğıt kullanımını minimuma indirmeyi sağlar.
- E-irsaliye ve e-ticaret ikilisinin en önemli ortak noktası raporlamadır. Bu uygulama sayesinde raporlarınızı hızlı ve olay bir şekilde oluşturabilirsiniz.
E-İrsaliye ve E-Fatura Arasında Farklar
E-irsaliye, sıklıkla fatura ile karıştırılan bir kavramdır. Fakat bu iki kavram hemen hemen aynı işleve sahip olsa da birbirinden ayrıldığı belli başlı noktalar vardır. Bu farkları anlamadan önce ilk olarak e-faturanın ne olduğunu bilmek gerekir. E-fatura, bir hizmetin satılması ile alakalı bütün detayların (örneğin; satılan malın cinsi, adedi ve tutarı) yer aldığı bir belge türüdür. Tıpkı e-irsaliye gibi bir e-dönüşüm uygulaması olarak kullanılır. Tanım itibari ile hemen hemen e-irsaliye ile aynı olsa da belgelerin geçerliliği noktasında mevcut farklar ortaya çıkmaktadır.
E-irsaliye kullanabilmeniz için ilk olarak e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Fakat e-fatura için durum aynı değildir. Ekstra bir e-irsaliye mükellefliğine ihtiyacınız yoktur. Bir diğer fark ise özellikle sevk irsaliyesi olarak alınan belgeler fatura yerine kullanılamaz. Ayrıca bir e-irsaliye oluşturduğunuz zaman takip eden 7 gün içerisinde fatura kesme zorunluluğu bulunmaktadır.
E-irsaliye olarak kullanılacak olan belgelerin üzerinde yer alması gereken bazı zorunlu bilgiler yer alıyor.
- E-İrsaliye belgesini düzenleyen kişinin bilgileri
- Alıcı bilgileri
- Belgenin düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Taşınacak olan malın miktar bilgisi
- Malın fiili sevk zamanı (tarih, saat ve dakika bilgileri)
E-İrsaliyenin E-Ticaret Sektöründe Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
E-irsaliye diğer sektörlerde olduğu gibi e-ticaret sektöründe de sıklıkla kullanılmaktadır. E-irsaliye kullanımına neden olan bazı avantajlar bulunmaktadır. E-irsaliyenin e-ticaret sektörüne faydaları ise şu şekilde sıralanabilir.
- Bazı şirketlerin irsaliyelerini kağıt olarak bulundurma ve muhafaza etme zorunlulukları vardır. E-ticaret sektöründe hizmet verenler için ise bunu e-irsaliye olarak muhafaza etmek mümkündür. Bu da irsaliye için ekstra zaman harcamanıza gerek kalmadan işlemlerinizi yapmanızı sağlar. Zaman tasarrufu her işletmede olduğu gibi e-ticaret firmalarında da önemlidir. Bu nedenle e-irsaliye kullanımı tercih edilebilir.
- İrsaliyenin basımı için kartuş, kağıt ve çeşitli basım maliyetleri oluşur. Bunun yanı sıra herhangi bir yere kargolama ya da arşivleme esnasında da birtakım harcamalar yapılır. E-irsaliye faydaları arasında önemli başlıklardan biri olan maliyet bu noktada devreye girer. E-irsaliye kullanımı sayesinde herhangi bir ekstra kırtasiye masrafına gerek kalmadan belgelerinizi oluşturup muhafaza edebilirsiniz.
- E-ticaret sektöründe hızlı olmak özellikle müşteri deneyimi açısından oldukça önemlidir. Müşteri açısından hem faturalama hem de kargolama süreçlerinin hızlı işlemesi dikkat çeken detayların başında gelir. E-irsaliye kullanarak faturalandırma işlemlerini çok hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Çünkü tamamen dijital ortamlarda yapılan bu işlem sayesinde birkaç dakika içerisinde siparişlere ait faturaları çıkarabilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz. Ayrıca e-irsaliye sayesinde siparişleriniz için kabul, red ve iade işlemlerini de daha kolay takip edebilir, işlemlerinizi hızlandırabilirsiniz.
- E-irsaliye uygulaması şüphesiz ki son derece çevre dostu bir çözümdür. Kağıt kullanımı en aza indirmesi nedeniyle başta kağıt israfı olmak üzere farklı unsurlar sayesinde çevre kirliliğinin önüne geçmek için de tercih edilir.
- Son olarak e-irsaliye uygulamaları tamamen dijital bir çözüm olduğu için muhasebe programları ile entegre edilebilir. Bu da işletmeler için son derece kullanışlı bir özelliktir.
SIKÇA SORULAN SORULAR
- E-İrsaliye, fatura olarak kullanılabilir mi?
Hayır, e-irsaliye belgeleri fatura olarak kullanılabilen belgeler değildir.
- E-Ticaret firmaları için e-irsaliye kullanımı neden önemlidir?
E-irsaliye kullanımı ile birlikte gelen pek çok avantaj bulunmaktadır. Bunların başında hızlı işlem yapabilme, raporlama ve arşivleme özellikleri gelir. Oluşturduğunuz belgeleri 10 yıla kadar saklayabilme imkanı sunar.
- E-irsaliye kimler tarafından düzenlenebilir?
E-fatura mükellefi olan bütün kullanıcılar e-irsaliye düzenleyebilir.
