Teknolojinin ve internet dünyasının gelişmesi ile birlikte hayatımıza giren en önemli kavramların başında e-ticaret geliyor. E-ticaret hem satıcılar hem de alıcılariçin pek çok avantajı beraberinde getirdiği için, günlük hayatta insanların en çok kullandığı uygulamaların başında yer alıyor. Bu uygulamaları bir gelir kapısı olarak kullanan E-ticaret firmaları için KEP adresi ise oldukça önemli bir kavram olarak karşımıza çıkıyor. Peki, e-ticaret firmaları tarafından kullanılması gereken KEP adresi nedir?
KEP Adresi Nedir?
KEP adresi, bir diğer adı ile Kayıtlı Elektronik Posta, e-ticaret işi yapan firmalar tarafından kullanılan ve işlerini kolaylaştıran bir elektronik dönüşüm ürünüdür. KEP sayesinde ister şirket için yazışmalarınızı isterseniz de dış kaynaklar ile paylaştığınız önemli belgelerinizi gönderdiğiniz hali ile koruyabilirsiniz. Gönderdiğiniz içeriğin değişmeden karşı tarafa ulaşmasını sağlayan bu sistem sayesinde gönderdiğiniz belgeleri delil olarak kullanabilir ya da yasal geçerliliğini koruma altına alabilirsiniz. Ayrıca KEP adresi sayesinde hem yazışmalarınızı hem de belgelerini uzun süreler boyunca saklama avantajına sahip olabilirsiniz.
E-Ticaret Firmaları İçin KEP Adresi
Son yılların en popüler iş grubundan biri olan e-ticaret farklı sektörlerde hizmet vermeye olanak sağlamaktadır. Fakat e-ticaret esnasında hem kendi haklarınızı hem de alıcının haklarını korumaya yönelik tedbirleri almış olmanız son derece önemlidir.
Kayıtlı Elektronik Posta olarak tanımlanan bu sistem ile hem gönderici hem de alıcı bilgilerini bütün detayları ile muhafaza edebilirsiniz. E-ticaret ve KEP adresi birbiri ile özdeşleşmeye başlayan kavramlar halini almaktadır. Öyle ki satıcı taraf olarak alıcı tarafa gönderdiğiniz tüm e-postaların kaydedildiği bir sisteme sahip olabilirsiniz. Bu sistem sayesinde alıcı bilgilerini detaylı olarak saklayabilir, maillerinizi en hızlı ve güvenilir şekilde iletebilir, okundu/okunmadı bilgisine sahip olabilirsiniz. Hatta gönderdiğiniz mail uzun süreli olarak sistemde saklandığı için üzerinde değişiklik yapılıp yapılmadığı da anlamız mümkündür.
E-ticaret firmanız için bir KEP adresine sahip olmanız halinde bunu pek çok alanda kullanabilirsiniz. KEP adresinin belli başlı kullanım alanları ise şöyledir:
- Sözleşme ve bununla alakalı evrakların paylaşımı
- Yazmış olduğunuz dilekçe ve başvurular
- İkinci bir ticari taraf ile yapmış olduğunuz yazışmalar
- İhale ve teklif içerikleri
- Fatura ve hesap özeti dokümanları
- İhbar, ihtar ve talimat yazıları,
- Bordro
- Şirkete ait beyannameler
Görüldüğü gibi e-ticaret firmanız için sahip olacağınız bir KEP adresi ile firmanız için hayati öneme sahip olacak pek çok bilgi ve belgeyi saklayabilir, bir başkası ile paylaşabilirsiniz.
KEP sayesinde e-ticaret firmalarının yapabileceği işlemlerden bir tanesi de fatura itiraz ve iptalleridir. KEP sistemine dahil olan e-fatura özelliği sayesinde elektronik ortamlar aracılığı ile fatura itiraz ve iptal işlemlerinin de yapılması mümkündür. Bu hem satıcı hem de alıcı tarafından yapılabilecek bir işlemdir.
E-Ticaret Firmaları İçin KEP Adresinin Önemi
E-ticaret firmaları gösterdiği gelişim sayesinde her gün binlerce yeni alıcıya ulaşıyor. Bu firmaların mevcut alıcılarını koruması için sahip olması gereken en önemli noktalardan biri ise güven vermesidir. Alıcı ve satıcı taraflar arasında bu güven bağının kurulabilmesi için ise çeşitli dijital çözümler bulunur. Bu çözümlerin başında ise Kayıtlı elektronik posta yani KEP geliyor.
KEP adresine sahip olan e-ticaret firmaları kendilerinden yapılan bütün alışverişler için her bir detayı saklama avantajına sahip olur. Tüm bilgilerin kayıt altında tutulması ise başta evrakta sahtecilik olmak üzere dolandırıcılık gibi kötü deneyimlerin önüne geçilmesinde önemli bir yere sahiptir. Çünkü KEP sisteminde e-ticaret firması için düzenlenmiş bir elektronik imza bulunur. Bu imza kişinin kendisi olduğunu kanıtlamak için yeterlidir.
Kayıtlı elektronik posta sistemi yasalarla desteklenmekte olup ve e-ticaret yapan kişilerin bu hesaba sahip olması gerekir. Yasal olarak herhangi bir problem ile karşılaşıldığı zaman bu sistem aracılığı ile gönderdiğiniz bilgi ve belgeler delil niteliği taşır. Bu belgeler ise sistemde 20 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır.
E-ticaret firmanız için sahip olduğunu KEP adresi sayesinde çevre dostu ve masrafsız bir iş sürecine sahip olabilirsiniz. Öyle ki bu sistem sayesinde ekstra arşiv, kartuş, kağıt kullanımını azaltabilirsiniz. Ayrıca çoğu zaman posta masraflarının da azalmasına katkı sağladığı için tasarruflu bir kullanım sağlar.
KEP Adresi Nasıl Alınır?
Kayıtlı Elektronik Posta sistemini e-ticaret firmanız için kullanmak istiyorsanız izlemeniz gereken birkaç adım bulunuyor. Kayıtlı Elektronik Posta alabilmek için ilk olarak herhangi bir hizmet sağlayıcı ile iletişime geçmeniz gerekir. Ardından başvuru yapabilmek için gerekli bilgi ve belgeleri tamamlamış olmanız gerekiyor. E-ticaret firmaları ve KEP adresi alma süreci için gerekli belgeler ise şu şekildedir:
- Nüfus cüzdanı ya da kimlik belgesi (ya da kimlik yerine geçen bir resmi belge)
- KEP hesabınız için ön başvuru yaptığınızı gösteren ön başvuru numarası
Başvuru sürecinin tamamlanabilmesi için izleyeceğiniz ilk adım ön başvuru yapmak olacaktır. Ön başvuru ise online olarak yapılmakta olur hizmet sağlayıcı firma tarafından belirtilen adreslere yapılır. bunun için ise bir ön başvuru formu doldurmanız gerekir.
SIK SORULAN SORULAR
- Birden fazla KEP adresi alabilir miyim?
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi sayesinde hem tüzel kişiler hem de gerçek kişiler birden fazla hesaba sahip olabilirler.
- KEP hesabımın şifresini unuttum, ne yapmalıyım?
Kayıtlı Elektronik Posta hesabınızın şifresini unutmanız ya da çaldırmanız halinde çağrı merkezlerini arayarak bu konu ile alakalı yardım alabilirsiniz.
- KEP adresi kullanımı zorunlu mu?
Kayıtlı Elektronik Posta hesabı gerçek kişiler ve tüzel kişiler için zorunlu değildir. Fakat limited, anonim ve sermaye şirketleri için KEP hesabı kullanımı bir zorunluluktur.
