Başarılı Bir ERP Uygulama Süreci Nasıl Gerçekleştirilir?

ERP uygulama süresi, birçok farklı değişkene bağlı olarak farklılaşabilmektedir. Dolayısı ile “Bir ERP uygulama süreci ne kadar sürer?” sorusu birçok farklı şekilde yanıtlanabilir. Bu yanıtı etkileyen durumları ise aşağıdaki şekilde listelemek mümkündür:

• Organizasyonun yapısı
• Organizasyonun ihtiyaçları
• İzleyecek ERP stratejisi
• Belirlenen hedefler
• Seçilen implementasyon metodolojisi

ERP implementasyonu, bu değişkenlere bağlı olarak birkaç ay ile birkaç yıl arasında sürebilmektedir. Orta ve büyük ölçekli bir inşaat şirketi 4 ile 6 ay arasında başarılı bir ERP implementasyonu gerçekleştirebilir.

ERP Uygulama Planlaması Nasıl Yapılır?

Bir ERP’yi uygulamanın ne kadar süreceğini kestirebilmek için öncelikle ERP uygulama adımları bilinmelidir. ERP programı için uygulama planlaması kapsamındaki aşamalar şunlardan oluşmaktadır:

• Hazırlık ve planlama
• Prosedür incelemesi
• Veri hazırlığı
• Test etme ve eğitim
• Kullanıma sunma ve değerlendirme

Bu aşamaların her biri ayrı özen ve zaman isteyen işlemlerdir. Her organizasyonda da aşamaların emeği ve süresi değişmektedir. Gelin bu adımlarda uygulanan işlemlere birlikte göz atalım.

Hazırlık ve Planlama

ERP proje planınızı yürütmek ve geliştirmek için şirketinizin her departmanından çalışan ve yönetici personelden oluşan bir ekip kurun. Bu ekip, işlem ve sistem değişikliklerinin günlük operasyonlarınız üzerinde nasıl bir etkisi olacağı konusunda önemli bir perspektif oluşturacaktır.

Yeni proje ekibinin ilk işi, yeni ERP sistemi tarafından hangi işlemlerin otomatikleştirileceği veya iyileştirileceğini belirlemek olacaktır. Bu işlemleri önceliklendirmeniz oldukça önemlidir. Sonrasında yapılan değerlendirmeler; uygulamanın hedeflerini, kapsamını belirlemenizde ve strateji oluşturmanızda yardımcı olacaktır.

Prosedür İncelemesi

ERP projesi ekibinin yeni ERP yazılımının özellik ve yeteneklerini kapsamlı bir şekilde gözden geçirmesini sağlayın. Bu incelemenin iki amacı bulunmaktadır:

• ERP uygulama süreci kapsamında ekibin ERP yazılımı hakkında bilgi sahibi olması ve yeterlilik boşluklarının tanımlanması. Bu deneyim, eğitim için yol gösterici olacaktır.
• Hangi manuel işlemlerin otomatiğe alınacağını anlamak ve otomasyonun sorunsuz ilerlemesini sağlamak.

Geçerli işlemlerin nasıl birlikte çalışabileceği ve bununla ilgili personelden öngörü almak bu aşamadan yapılması hedeflenenler arasındadır.

Veri Hazırlığı

Mevcut verileriniz arasından yeni sisteme aktarmak istediklerinizi tanımlayın. Ardından gereksiz veya eski bilgileri ayırmak için çözümleme yapın. Veri doğruluğunu ve tamamlanmış olmasını onaylamak için kaynak belgeler bulun.

ERP sistemi, içinde bulunan veriler kadar yararlı olduğu için bu aşamada verilerin düzenlenmesi çok fayda sağlayıcı olacaktır. Verileriniz arasına yanlış bilgiler yüklenirse yeni ERP’nizin verdiği değer olumsuz etkilenecektir.

Verilerin denetlenmesinden sonra, yeni sisteme dönüştürmeyi kolaylaştırmak üzere elektronik tablolar oluşturun.

Test Etme ve Eğitim

Proje ekibinin, bir hafta boyunca gerçek işlem verileri ile doldurulmuş bir test veri tabanı ile uygulama yapmasını sağlayın. Bu uygulamanın amacı şunlar olacaktır:

• Sistem çıkışını ve test doğruluğunu onaylamak
• Entegrasyonlar ile arabirimlerin doğru çalıştığından emin olmak

Yeni sistemin test edilmesi ile birlikte bu deneyim; proje ekibinin eğitim kılavuzu ve işlem belgeleri oluşturmasına da yardımcı olacaktır.

En ideal eğitim yöntemi, iş gücüne göre değişiklik gösterir. Çalışanlarınızın eğitime ne kadar katılabileceği; kişisel eğitim ve e-öğrenme arasından hangisinin en çok işe yarayacağını belirlemede size yol gösterir.

Uygulayacağınız eğitim yönteminden bağımsız olarak, işlemi ilgili tüm personel için daha etkili kılmak için bu önerileri kullanabilirsiniz:

• Teknoloji ile ilgili olan personelleri, ERP yazılımı süper kullanıcısı olarak eğitin. Böylece diğer düzeyi düşük olan kullanıcı sorunlarında yardımcı olabilirler. BT departmanı ise daha büyük sorunları çözebilirler.
• Katılımın artması ve iş arkadaşları arasında dostane bir rekabet oluşturması için eğitim sürecini oyunlaştırın.
• Eğitimin zamanında tamamlanabilmesi için teşvikler sunun. Çalışanları motive etmek, süreci daha kolay ve eğlenceli hale getirecektir.

Ayrıca, hızlı başvuru kılavuzlarının ve işlem belgelerinin tüm personel tarafından erişilebilen ve güncel tutulan standart işletme prosedürlerine dönüştürebilirsiniz.

Kullanıma Sunma ve Değerlendirme

Uygulamayı takip eden günler ve haftalar için, bazı gerekliliklerin kullanıma hazır olduklarından emin olmak amacıyla bir liste oluşturun. Bu liste şunlardan oluşabilir:

• Servise alma sonrası sistemin test edilmesi
• Bütçe ve geçici personel zamlanma veya personel fazla mesaisi
• Sistem kesintisi için iletişim protokolleri
• Veri yedekleme işlemleri

Kullanıma sunulma günü için engellere karşı hazırlıklı olmalısınız. Bunun için proje ekibinde bulunan personelin, süreç boyunca kendi departmanlarını yönlendirebileceğinden emin olun. BT ekibinizin gerektiği zaman ayarlama ve değişiklik yapabileceğini kesinleştirin. ERP uygulama adımları çok fazla iş anlamına gelmektedir. Ancak, karlılık ve verimlilik avantajları buna değmektedir.

ERP Yazılımı ürünümüzü görmek için hemen sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular