Bir firmanın sahip olduğu kaşenin elektronik forma dönüştürülmüş haline “mali mühür” denilmektedir. Mali mühür edinmek isteyen pek çok firma sahibi, ‘’Mali mühür nedir?’’ sorusu hakkında kapsamlı bilgiye sahip olmalıdır. Gelişen teknolojiye bağlı olarak, birçok resmi işlemin internet ortamında tamamlanabilmesinden dolayı, son yıllarda mali mühür kullanımı da artmış bulunmaktadır.
Dijital platformlarda mali mühür kullanılmasının en büyük avantajlarından biri, sanal ortamda yapılan resmi işlerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamasıdır. Mali mühür, e-fatura , e-arşiv fatura ve bütün yasal belgelerin içeriklerini garanti altına alan çok önemli bir uygulamadır. Firmaların mali mühür kullanabilmesi için gerekli şartları karşılaması, mali mühür sertifikasına sahip olması ve TÜBİTAK’a başvurması gereklidir. TÜBİTAK tarafından verilen mali mühürler, USB bellek olarak firmalara gönderilir.
Mali Mühür Sertifikası Nedir?
Firma sahipleri için her zaman ‘’Mali mühür sertifikası nedir?’’ konusu önem taşımıştır. Mali mühür sertifikası olmadan, bu dijital mührü almak mümkün değildir. Diğer yandan mali mühür edinmek isteyen her firmanın, gerekli başvuruları yaparak bu belgeyi alması zorunludur.
Mali mühür sertifikası, Kamu SM resmi web sitesi üzerinden kolaylıkla alınabilir. Bu site üzerinden gerekli olan başvuru yapıldıktan sonra ve sertifika ücreti ödendikten sonra TÜBİTAK tarafından ilgili firmaya mali mühür verilir. Diğer yandan mali mühür sertifikası alabilmek için firmaların şirket bilgilerini mutlaka doğrulaması lazımdır.
Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?
“Mali mühür nedir?” sorusuna açıklık getirirken başvuru süreci hakkında detaylı bilgilere değinmek de önemlidir. Mali mühür sadece Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılan başvuru olumlu sonuçlandıktan sonra TÜBİTAK bünyesinde yer alan Kamu Sertifikasyon Merkezi, yani Kamu SM üzerinden mali mühür sertifikası başvurusu yapmak lazımdır. Mali mühür almak isteyen firmaların yapması gerekenler ise şunlardır:
- Mali mühür almak için öncelikle Kamu SM web adresinden mali mühür sertifikası başvurusu yapılmalıdır.
- Tüzel ya da gerçek kişilerin, site içerisinde mevcut olan formlara, istenilen bilgileri doğru ve eksiksiz olarak girmesi lazımdır.
- Başvuru için gerekli alanlar doldurulduktan sonra yine aynı sayfada yer alan ödeme kısmına tıklanmalıdır.
- Ödeme sayfasından istenilen bedel online olarak ödedikten sonra, Mali Mühür Sertifikası başvurusu tamamlanmış olur.
Mali mühür sertifikası almak için Kamu SM sitesine yapılması gereken ödeme, Ziraat Bankası ve Vakıfbank ödeme kanalları kullanılarak yapılır. Ödeme yapıldıktan sonra en geç 1 iş günü içerisinde işlemler sisteme yansımaktadır. Bu aşamadan sonra yapılan inceleme sonrasında ilgili firmanın mali mühürü TÜBİTAK tarafından hazırlanmaya başlanır. Mali mühür başvuru süreci, yine Kamu SM sitesi üzerinden kontrol edilebilir.
Mali Mühür Kullanımı
Kurum, kuruluş, işletmeler ve tüzel kişiler tarafından oluşturulan elektronik belgelerin ve faturaların yasal olarak korunması, saklanması ve güven içerisinde kalması adına, mali mühür kullanılmak en iyi yoldur. Mali mühür kullanımı ile resmi şirket bilgilerinin ve belgelerinin dijital ortamlarda güvenliği yüzde yüz olmak üzere sağlanır. Aynı zamanda bu belgelerin ilgili yerlere iletilmesi de güven içerisinde yapılabilir. E-Belge olarak düzenlenen faturalar için de mutlaka mali mühür kullanılması gereklidir. Mali mühür, data transferlerinde firmaların kendilerini en iyi şekilde güvence altına almasını sağlayan uygulamadır.
Mali Mühür İle İlgili Önemli Bilgiler
Firmaların kaşe yerine dijital ortamlarda kullandığı mali mühür ile ilgili önemli bilgiler arasında mali mühürün geçerlilik alanı vardır. “Mali mühür nedir?” konusunda şirket sahiplerinin en çok merak ettiği konulardan birisi de budur. Bu konuda mali mühür ile e-imza arasındaki fark ise mali mühür alanını belirlemektedir. Buna göre firmaların internet ortamında kullandığı e-imza, sadece gerçek kişilere verilen elektronik imza sertifikası olurken mali mühür ise firmalar için hazırlanan elektronik imzadır. Mali mühür ile ilgili bir diğer önemli bilgi ise belli bir geçerlilik süresinin olmasıdır. Buna göre bir mali mühürün her 3 senede bir yenilenmesi gerekir.
Mali Mühür Kaç Yıl Geçerli?
Gelir İdaresi Başkanlığı ile TÜBİTAK tarafından, gerçek ve tüzel firma sahiplerine verilen mühürle ilgili, ‘’Mali mühür kaç yıl geçerli?’’ sorusunun cevabı da önemlidir. Mali mühür geçerlilik süresi, yasal prosedürler gereği 5 sene olarak belirlenmiştir. Firma sahipleri, her 3 senede bir, Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yaparak TÜBİTAK üzerinden mali mühürlerini yenilemelidir. Mühür sertifikalarının bitme süresi yaklaştığında firmaların, kayıtlı e-mail adreslerine “Gelir İdaresi Başkanlığı” tarafından hatırlatma mailleri gönderilmektedir.
Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?
Mali mühürün bitme süresine bağlı olarak firmalara gönderilen hatırlatma mailleri; 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta olacak şekilde yapılır. Bu süreç içerisinde firmalar, istedikleri zaman mali mühür yenileme başvurusu yapabilir. Mali mühürü yenilemek için yine mali mühür sertifikasını yeniden almak ve sertifika bedelini Kamu SM üzerinden yatırmak gerekir. Bütün bu işlemler tamamlandıktan sonra firmalara yeni mali mühürler, TÜBİTAK tarafından USB olarak hemen iletilir.
Mali Mühür Bilgi Güncellemeleri Nasıl Yapılır?
Mali mühür bilgi güncellemeleri bazı durumlarda gerekli olabilmektedir. Firmalar adres ya da telefon bilgileri değişikliği yaptığı takdirde mutlaka mali mühür bilgilerinin de güncellemelidir. Mali mühür güncellemesi yapmak için “444 5 576” numaralı Kamu SM çağrı merkezi aranmalıdır. Bu numara üzerinden kimlik bilgilerini teyit eden her firma, mali mühür bilgileri güncellemesini kolaylıkla yapar. Aynı zamanda mali mühür bilgi güncelleme başvurusu ile birlikte ilgili olan sertifika da yenilenir.
Mali Mühür Kurulumu Nasıl Yapılır?
‘’Mali mühür nedir?’’ sorusunun en önemli cevaplarından bir diğeri de, mali mühür alındıktan sonra aktif hale getirilmesi işlemidir. Mali mühür kurulumu için yine mali mühür USB’si ile birlikte TÜBİTAK tarafından gönderilen pin kodunun girilmesi yeterlidir. Pin kodu girildikten sonra mali mühür aktif hale gelecektir.
Sıkça Sorulan Sorular
Mali Mühürü Her Şirket Alabilir mi?
Kaşe kullanan gerçek ve tüzel kişiler mali mühür alabilir.
Mali Mühür ile Bütün Firma İşlemleri Yapılabilir mi?
Bütün firma işlemlerinde ve fatura kesme gibi resmi durumlarda kullanılabilir.
Mali Mühür İptal Edilebilir mi?
Mührün iptal edilmesi için öncelikle mali mühür sertifikasının iptali gerekir. Bunun için Kamu SM sitesi üzerinden, mali mühür sertifikası iptal işlemi online olarak yapılabilir.
