Bir ticaret ilişkisinde bir hizmeti ya da ürünü veren taraf ya da taraflar vardır; bir de hizmeti alan taraf ya da taraflar vardır. Ticari bir işlemde ise hizmet alan ve hizmet veren tarafları ve mali yükümlülüklerini belirten belgeye fatura denir. Fatura düzenlemek bir işletme için yasal bir zorunluluktur. Müşterilerin de aldığı hizmet ya da ürün karşılığında mali yükümlülükleri olduğunu gösteren bir belgedir fatura. Fatura düzenlemenin de birçok yolu olduğu gibi faturanın da birçok yolu vardır. Peki yeni kurulan işletme sahiplerinin merak ettiği konular arasında yer alan proforma fatura nedir? Nasıl düzenlenir?
Bütün fatura türlerinin bir ortak yönü vardır. O da tüm faturaların mali bir yükümlülüğü olduğudur. Aynı zamanda bu faturalar resmi birer belge olduğundan hukuki bir geçerliliği de vardır faturanın. Zaten faturalara yönelik ticaret hukukunda da vergi hukukunda da yönetmelikler vardır. Ancak buna karşılık “Proforma fatura nasıl kesilir?” sorusu ile ilgili hiçbir yönetmelik bulunmamaktadır.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma fatura resmi bir belge özelliği taşımadığı için mali bir yükümlülüğü de hukuki bir geçerliliği de yoktur. Bu yüzden işletmeler kendi ihtiyaçlarına ve isteklerine göre proforma fatura düzenleyebilir. Hukuki geçerliliği olmadığına göre gerçekten proforma fatura nedir ve neden düzenlenir?
Proforma fatura aslında bir teklif faturasıdır. Hizmeti verecek ya da ürünü satacak işletme tarafından müşteriye verilecek hizmetin kapsamının belirtildiği bir faturadır proforma fatura. Öyle ki bir diğer taraftan proforma faturaya bir ön fatura bile denebilir.
Peki madem bir yasal geçerliliği ve mali bir yükü yok, proforma fatura neden vardır? Çünkü proforma fatura müşteri ile işletme arasında bir anlaşma yapmanın en kolay yoludur. İşletme tarafı vereceği hizmetin kapsamını ya da ürün sayısını net olarak en kısa yoldan bir proforma fatura düzenleyerek karşı tarafa bildirir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma faturanın nasıl düzenleneceği tamamen işletmeye kalmıştır. İşletme müşteriye belirtmek istediği hizmet avantajlarından ya da ürün sayısının çokluğundan proforma faturada bahseder. İnternette yapacağınız ufak çaplı bir araştırmada çok farklı tarzlarda hazırlanmış proforma fatura örneği dosyaları ile karşılaşabilirsiniz.
Öyle ki işletmenin ihtiyacına ve kullandığı programlara bağlı olarak proforma faturalar birbirinden farklı programlarda da hazırlanabilir. Mesela internette proforma fatura örneği Word programında hazırlanmış olarak da görebilirsiniz. Çünkü Word programı çoğu işletme tarafından kullanılmakla birlikte aynı zamanda bir yazı programıdır. Aynı zamanda bu sayede işletmeler hizmetlerinin kapsamını yazılı olarak daha iyi belirtir.
Aynı Word programındaki gibi proforma fatura örneği Excel programı ile de hazırlanmış olarak da görebilirsiniz. Çünkü Excel programının aynı zamanda hesap makinesi özelliği vardır. Bu yüzden de daha çok sayılarla belirtilen tekliflerde toplam maliyet ya da toplam ürün sayısı gibi işlemleri yapmak daha kolay olmaktadır.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Proforma faturanın nasıl hazırlanacağı tamamen işletmeye bağlıdır. O yüzden proforma fatura ne demek sorusuna ve ne içerir dorusuna net bir cevap vermek mümkün değildir. Ancak yine de proforma faturada da belirtilmesi gereken bazı özellikler vardır. İncelediğiniz proforma fatura örneklerinde de bu özelliklerle karşılaşabilirsiniz. Proforma faturada belirtilmesi gereken özellikler kısaca;
- İşletmenin ya da kurumun tam adı,
- Proforma faturanın tarihi,
- Satılacak ürünün ya da verilecek hizmetin türü,
- Ürünün menşei,
- Alıcının tam adı, unvanı ve adresleri,
- Ödeme şekli,
- Ürünün nasıl teslim edileceği
- Faturayı düzenleyenin imzası olarak belirtilebilir.
Bunların yanı sıra satıcı vereceği hizmet ile ilgili belirtmek istediği bütün ayrıntılar proforma faturada belirtilebilir. Proforma fatura resmi bir belge olmadığı için satıcının kaşe basmasına gerek yoktur. Ama istenirse satıcı kendi kaşesini basabilir ve teklifi kurumsal olarak da onayladığını belirtebilir. Ancak kaşe olması proforma faturaya resmi bir belge özelliği katmaz.
Proforma Faturalar En Sık Hangi İşlemlerde Kullanılır?
Proforma fatura aslında her türlü ticari faaliyette kullanılabilir. Ancak satıcılar genelde proforma fatura kartonu kullandığı için her satışa özel fatura hazırlanmamaktadır. Çünkü fatura maliyeti satış maliyetini geçmektedir.
O yüzden proforma faturalar daha çok ithalat ve ihracat işlerinde kullanılmaktadır. Büyük ürün sevkiyatlarında alıcı ve satıcı taraflar tam olarak ne için ödeme yaptıklarını bilmek ister. Bu yüzden daha çok ithalat ve ihracat işlerinde ya da yurt içi devamlı hizmet anlaşmalarında proforma fatura kullanılmaktadır.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Ticarette Proforma Fatura Kesilir mi?
Evet, özellikle e-ithalatta ithalatçı taraf ile ihracatçı taraf arasında anlaşma sağlandıktan sonra bir bilgilendirme belgesi olarak proforma faturası hazırlanır.
Teklif Hep Geçerli midir?
Hayır. Teklifin bitiş süresi proforma faturasında belirtilir.
Dış Ticaret İçin Proforma Faturasında Ürünün Sigorta Bilgileri Verilir mi?
Evet. Özellikle dış ticarette ürünün sevkiyat sırasında başına birçok şey gelebileceğinden ürün sigorta detayları faturada belirtilir.
Soluto Yazılım e-arşiv fatura ve e-Fatura çözümleriyle tanışmanın tam vakti!
